XLifeWorks Office Online OS 2.6

Identitas Perusahaan PenggunaIsi nama PT/CV pelanggan untuk pengaturan perusahaan dan onboarding.

Company Setup

🏢 PT Maju Bersama Teknologi🔒 Paket & harga layanan hanya tampil di Pengaturan untuk Owner/Admin

Office Online aktif untuk operasional perusahaan.

Dashboard ini sudah berisi data operasional: 10 customer, 10 vendor, 20 project, 30 karyawan, pricing SaaS, Firebase, meeting online, dan workflow operasional.

Karyawan

👥

30

24 hadir, 4 izin, 2 belum absen

Customer

🏢

10

8 aktif, 2 onboarding

Vendor

🏭

10

7 aktif, 3 standby

Project

📦

20

14 berjalan, 4 selesai, 2 risiko

Agenda Kantor Hari Ini

Aktivitas penting XLifeWorks

HR

Briefing pagi seluruh divisi 09:00

Ruang Meeting Utama · PIC Manager Operasional

FN

Approval pembayaran vendor Urgent

Finance membutuhkan persetujuan owner sebelum jam 14:00

SL

Follow up prospek corporate Hot Lead

Sales menyiapkan proposal dan jadwal presentasi

Monitoring Owner

Ringkasan cepat

💰

MRR Operasional

Rp 22.833.000/bulan dari data customer aktif.

⚠️

2 project risiko

Logistik Task Control dan Meeting Online SFU Research perlu eskalasi.

📈

Pipeline Sales

Potensi kontrak Rp 247 juta bulan ini.

Perusahaan

🏢

1

Tenant perusahaan aktif

Admin

🛡️

3

Owner, Admin Sistem, HR Admin

User

👥

30

Karyawan dan staf operasional

Status

✅

Aktif

Siap onboarding pelanggan

Registrasi Perusahaan Pengguna

Data utama tenant pelanggan sebelum admin dan user dibuat

1. Validasi PerusahaanCek nama perusahaan, legalitas, alamat, PIC, dan paket layanan.

2. Buat Admin UtamaOwner atau admin perusahaan dibuat sebagai pengelola tenant.

3. Invite UserUser/karyawan diundang sesuai divisi dan role lapangan.

Registrasi Admin & User

Alur pembuatan akun internal pelanggan

01

Admin Utama / Owner

Dibuat pertama. Bisa mengatur cabang, role, user, approval, dan pengaturan bisnis.

02

Admin Divisi

HRD, Finance, Sales, Project, Operasional, atau Cabang.

03

User / Karyawan

Akses terbatas sesuai pekerjaan: absensi, tugas, meeting, dokumen, dan laporan.

Role Model Lapangan

Hak akses yang realistis untuk perusahaan jasa, trading, retail, pabrik, VO, dan multi-cabang

Level 1

Owner / Direktur / Bos

Akses penuh. Lihat harga layanan, dashboard owner, approval final, profit, cabang, user, dan semua laporan.

Level 2

Admin Utama Perusahaan

Mengatur data perusahaan, user, divisi, dokumen, setting operasional, dan monitoring umum.

Level 3

Manager / Kepala Cabang

Melihat tim/cabang, approval operasional, project, meeting, jadwal, dan laporan cabang.

Divisi

HRD / Personalia

Kelola karyawan, absensi, izin, cuti, lembur, evaluasi, dan dokumen SDM.

Divisi

Finance / Accounting

Kelola invoice, kas masuk, kas keluar, tagihan vendor, bukti bayar, dan laporan keuangan.

Divisi

Sales / Marketing

Kelola lead, CRM, follow up, penawaran, presentasi, closing, dan customer pipeline.

Operasional

Project / Supervisor

Kelola proyek, tim lapangan, deadline, progress, dokumen kerja, dan update pekerjaan.

Operasional

Staff / Teknisi / Lapangan

Absensi, menerima tugas, upload bukti kerja, ikut meeting, dan mengisi laporan harian.

Eksternal

Client / Tenant / Vendor

Akses portal terbatas untuk dokumen, invoice, tiket support, status proyek, atau surat masuk VO.

Admin & User Terdaftar

Data registrasi akun

UID	Nama	Email	Perusahaan	Role	Divisi	Status
USR-001	Kalimaya Suryaalam	owner@majubersama.id	PT Maju Bersama Teknologi	Owner	Direksi	Aktif
USR-002	Siti Rahma	hrd@majubersama.id	PT Maju Bersama Teknologi	Admin Divisi	HRD	Aktif
USR-003	Andi Saputra	finance@majubersama.id	PT Maju Bersama Teknologi	Admin Divisi	Finance	Aktif
USR-004	Rina Marlina	sales@majubersama.id	PT Maju Bersama Teknologi	Sales	Sales CRM	Aktif
USR-005	Bima Wardana	project@majubersama.id	PT Maju Bersama Teknologi	Project	Operasional	Aktif

Meeting Online XLifeWorks

Kamera, mic, share screen, chat, notulen, dan peserta.

Kamera Off

LIVE

KS

Host Meeting

RM

Rina · Sales

AS

Andi · Finance

KS

Kalimaya Host

Mic aktif · kamera bisa dinyalakan

RM

Rina Marlina

Sales · sedang presentasi

AS

Andi Saputra

Finance · review harga paket

Catatan Kapasitas

Untuk meeting banyak user, integrasikan Jitsi/Agora/Daily. Paket Business cocok 10–25 kamera aktif, Corporate bisa pakai SFU untuk skala lebih besar.

Total Customer

🏢

10

8 aktif, 2 onboarding

Kontrak Aktif

💼

274Jt

Nilai kontrak tahunan

Renewal Dekat

🔔

3

Perlu follow up sales

Corporate

🏦

4

Business & Corporate

Data Customer

10 customer aktif dan terkelola

Kode	Customer	Industri	Kota	Kontak	Paket	Status	Nilai Kontrak	Renewal

Total Vendor

🏭

10

7 aktif, 3 standby

Tagihan

🧾

38Jt

Bulan ini

SLA

⭐

92%

Rata-rata vendor

Kontrak

📄

8

2 perlu review

Data Vendor

Vendor cloud, legal, marketing, payment, dan support

Kode	Vendor	Kategori	PIC	Kontak	SLA	Status	Tagihan/Bulan	Kontrak

Total Proyek

📦

20

14 berjalan, 4 selesai, 2 risiko

Nilai Proyek

💰

612Jt

Gabungan kontrak

Progress

📈

63%

Rata-rata

Overdue

⚠️

2

Butuh eskalasi

20 Project Berjalan

Data proyek operasional

Kode	Project	Customer	PIC	Tim	Status	Progress	Nilai	Deadline

Karyawan

👥

30

24 hadir hari ini

Izin/Cuti

📝

6

3 menunggu approval

Terlambat

⏰

2

Perlu catatan

Evaluasi

⭐

12

Review bulan ini

Data Karyawan

30 karyawan aktif

NIK	Nama	Divisi	Jabatan	Status	Jam Masuk

Kas & Bank

🏦

128Jt

Saldo rekening operasional

Piutang

🧾

74Jt

AR jatuh tempo 30 hari

Hutang

📤

43Jt

AP vendor & pembelian

Pajak

🧮

12,8Jt

PPN/PPh estimasi bulan ini

Dashboard Finance & Accounting

Manajemen keuangan bisnis/pabrikan: transaksi, jurnal, kas-bank, AR/AP, biaya produksi, aset, payroll, pajak, dan laporan.

General LedgerKas & BankAR / PiutangAP / HutangPurchasingProduksiAset TetapPayrollPajakLaporan

📚

Chart of Accounts

Kode akun, jurnal umum, buku besar, trial balance, dan mapping akun per cabang/divisi.

🏦

Kas & Bank

Kas kecil, transfer bank, rekonsiliasi bank, mutasi rekening, dan approval pembayaran.

🧾

Invoice & Piutang

Invoice customer, termin, aging piutang, reminder tagihan, pelunasan, dan retur penjualan.

📤

Hutang Vendor

Tagihan vendor, purchase invoice, aging hutang, jatuh tempo, pembayaran, dan potong pajak.

🛒

Pembelian

PR, PO, penerimaan barang/jasa, biaya pengiriman, dan pencocokan invoice vendor.

🏭

Biaya Produksi

HPP, bahan baku, tenaga kerja langsung, overhead pabrik, WIP, dan costing per batch/proyek.

📦

Persediaan & HPP

Stock valuation, moving average/FIFO, opname, penyesuaian stok, dan COGS otomatis.

🏗️

Aset Tetap

Daftar aset, depresiasi, nilai buku, disposal, mutasi aset, dan jadwal penyusutan.

👥

Payroll Finance

Gaji, tunjangan, potongan, reimburse, kasbon, BPJS, dan jurnal payroll.

🧮

Pajak

PPN keluaran/masukan, PPh 21/23/25/29, bukti potong, e-Faktur, dan rekap SPT.

📊

Budgeting

Anggaran divisi, project budget, kontrol realisasi, variance, dan limit approval.

📈

Laporan Keuangan

Laba rugi, neraca, arus kas, perubahan modal, profit per cabang, dan audit trail.

Transaksi Keuangan Terbaru

Jurnal, kas-bank, invoice, pembayaran vendor, dan biaya operasional

No	Tanggal	Jenis	Keterangan	Akun	Debit	Kredit	Status

Pajak & Compliance

Kontrol kewajiban pajak bulanan dan tahunan

Laporan Keuangan Siap Manajemen

Ringkasan laporan untuk owner, admin finance, dan auditor

📊 Laba RugiPendapatan, HPP, beban operasional, EBITDA, laba bersih, dan margin per periode.

⚖️ NeracaAset, liabilitas, ekuitas, piutang, hutang, persediaan, dan aset tetap.

💧 Arus KasCashflow operasional, investasi, pendanaan, dan proyeksi kas 30/60/90 hari.

🏭 HPP PabrikBahan baku, WIP, barang jadi, overhead, dan costing per produk/proyek.

🧾 Aging AR/APUmur piutang dan hutang berdasarkan jatuh tempo untuk kontrol collection/payment.

🧮 PajakPPN, PPh 21, PPh 23, PPh 25/29, bukti potong, dan rekap pelaporan.

Lead Baru

🔥

42

Dari website & WA

Presentasi

🎙️

11

Minggu ini

Penawaran

📄

15

Rp 186Jt menunggu respon

Closing

🤝

8

Pelanggan baru

Prospek Baru

Masuk dari landing page, WA, referral

P

PT Maju Bersama

Minat paket Corporate

B

Bengkel AC Prima

Butuh office online + billing

Follow Up

Prospek yang perlu dikejar

C

CV Sinar Teknik

Minta jadwal presentasi ulang

K

Konsultan Pajak A

Tanya migrasi Trello

Penawaran

Proposal harga dan surat penawaran

SP

SPH-XL-00031 · PT Indo Pabrik

Corporate 50 user · status: dikirim · follow up H+2

SP

SPH-XL-00032 · CV Sinar Teknik

Business 25 user · revisi scope migrasi data

SP

SPH-XL-00033 · Klinik Medika

Professional 20 user · menunggu approval owner

Deal / Closing

Siap onboarding dan invoice

✓

Tenant VO Jakarta

Paket Virtual Office

✓

PT Alpha Digital

Business 25 user

Menunggu

⏳

7

Butuh persetujuan owner/admin

Penawaran

📄

3

Siap approve untuk dikirim sales

Diskon

🏷️

2

Menunggu keputusan harga

Dana

💰

2

Pengajuan operasional

Approval Penawaran

Approve dulu sebelum surat penawaran dikirim ke pelanggan

SP

SPH-XL-00031 · PT Indo Pabrik Presisi Menunggu Approve

Corporate 50 user · migrasi Odoo · perlu approval agar sales boleh kirim resmi.

SP

SPH-XL-00032 · CV Sinar Teknik Mandiri Review Harga

Business 25 user · ada revisi scope migrasi data dan training admin.

SP

SPH-XL-00033 · Klinik Medika Utama Approval Owner

Professional 20 user · penawaran tahunan dan support prioritas.

Approval Lainnya

Dana, diskon, dokumen, dan keputusan penting

💰

Pengajuan Dana Operasional Menunggu Owner

Rp 7.500.000 · pembelian alat kerja

🏷️

Diskon 15% Klien Corporate Review

Kontrak 12 bulan · harus disetujui sebelum masuk penawaran final

📄

Template Kontrak Layanan Siap

Legal sudah review · menunggu approval final admin

Paket Layanan XLifeWorks

Harga SaaS per user/bulan

Entry

Starter

Rp 50.000 /user/bulan

✅ Minimal 5 user

✅ Lobby, absensi, tugas

✅ Dokumen dasar

Best Seller

Business

Rp 85.000 /user/bulan

✅ Minimal 10 user

✅ HRD, Finance, Sales

✅ Approval & Owner Dashboard

Advanced

Professional

Rp 125.000 /user/bulan

✅ Minimal 20 user

✅ Customer, Vendor, Project

✅ Integrasi WA/email

Enterprise

Corporate

Rp 175.000 /user/bulan

✅ Minimal 50 user

✅ White label

✅ SLA prioritas

Login Hari Ini

🔐

24

Termasuk login admin dan user

Gagal Login

🚫

3

Butuh verifikasi admin

Download Data

⬇️

5

Export dan file penting

Risk Alert

⚠️

2

Aktivitas perlu diperiksa

Security Center & Audit Trail

Melacak login, percobaan masuk, akses modul sensitif, download/export, perubahan data, dan indikasi penyusup.

Semua AktivitasLoginGagal LoginDownload/ExportFinanceAncaman

👤

Identitas User

Nama, email, role, divisi, perusahaan, dan status sesi terekam setiap akses.

🌐

IP & Device

IP, browser, perangkat, lokasi kasar, dan perubahan perangkat dapat dipantau.

⬇️

Jejak Download

Export customer, finance, payroll, pajak, file dokumen, dan laporan masuk audit trail.

🚨

Deteksi Penyusup

Gagal login berulang, jam tidak wajar, role asing, dan device baru diberi risk alert.

Audit Trail Aktivitas

Catatan aktivitas penting yang tidak boleh hilang

Waktu	User	Role	Aksi	Modul/Data	IP/Device	Risk

Alert Penyusup

Aktivitas yang butuh pemeriksaan cepat

Firebase Aktif: audit login, download, hapus data, transaksi finance, pajak, dan pengaturan modul diarahkan ke Firestore per tenant. Firebase Storage tidak dipakai di paket Spark; dokumen dicatat sebagai metadata/link. Log penting dibuat append-only dan hanya Super Admin yang boleh melihat lintas tenant.

Kontrol Keamanan Data

Aturan dasar agar data mahal perusahaan terlindungi

🔐 MFA / 2FAOwner, admin, finance, HRD, dan super admin wajib verifikasi dua langkah.

🧾 Export PermissionDownload data hanya role tertentu, dengan alasan export dan approval.

🕵️ Suspicious LoginLogin perangkat baru, negara/IP aneh, atau gagal login berulang masuk alert.

🧊 Session ControlAdmin bisa force logout/kunci akun yang dicurigai menyusup.

📦 Dokumen AuditDi paket Spark, aplikasi mencatat metadata dokumen, link, export, dan aktivitas buka/download tanpa upload file ke Firebase Storage.

🛡️ Rule by TenantData antar perusahaan dipisah berdasarkan tenantId dan role akses.

Branding Perusahaan

Role Akses

Harga layanan dan paket hanya boleh dilihat Owner/Bos dan Admin.

Setting Board Depan / Welcome Screen

Perusahaan bisa custom ucapan, label, dan pesan pembuka sesuai budaya kerja masing-masing.

Selamat datang. Selamat bekerja.

Preview ucapan depan akan mengikuti isian di atas.

PT Maju Bersama TeknologiKantor Online Perusahaan

Firebase: setting board depan disimpan ke Firestore per perusahaan/tenant, sehingga setiap perusahaan pengguna punya ekspresi sendiri di layar depan.

Kendali Modul Pelanggan

Khusus pemilik aplikasi. Tentukan paket, harga, dan modul mana saja yang boleh dibuka oleh perusahaan pengguna.

Firebase: menu yang tidak termasuk paket otomatis terkunci. Aturan paket/modul disimpan ke Firestore pada path tenant perusahaan, lalu dibaca saat user login.

Integrasi

WA

💬

WhatsApp

Kirim invoice dan reminder.

Pay

💳

Payment

Payment gateway.

Email

✉️

Email

Email domain sendiri.

Pengaturan Layanan & Harga

Khusus Owner/Bos dan Admin

S

Starter

Rp 50.000/user/bulan · minimal 5 user

B

Business

Rp 85.000/user/bulan · minimal 10 user

P

Professional

Rp 125.000/user/bulan · minimal 20 user

C

Corporate

Rp 175.000/user/bulan · minimal 50 user

Kerja online, rasa masuk kantor beneran.

Lobby Kantor Digital

🎙️ Meeting Online

✅ Approval Center

📦 Project Database

📊 Dashboard Owner

Satu aplikasi untuk menjalankan kantor online seperti kantor riil.

Lobby Kantor Online

Meeting Online

HRD & Absensi

Finance & Invoice

Sales / CRM

Project Database

Cocok untuk perusahaan yang baru mulai digital maupun yang ingin pindah dari aplikasi lama.

Perusahaan Jasa

Trading & Distribusi

Virtual Office

Alur akses dibuat bertahap.

Selamat datang.Selamat bekerja.

Masuk Aplikasi

Lobby Kantor

Office Online aktif untuk operasional perusahaan.

Karyawan

Customer

Vendor

Project

Agenda Kantor Hari Ini

Monitoring Owner

Perusahaan

Admin

User

Status

Registrasi Perusahaan Pengguna

Registrasi Admin & User

Role Model Lapangan

Owner / Direktur / Bos

Admin Utama Perusahaan

Manager / Kepala Cabang

HRD / Personalia

Finance / Accounting

Sales / Marketing

Project / Supervisor

Staff / Teknisi / Lapangan

Client / Tenant / Vendor

Admin & User Terdaftar

Meeting Online XLifeWorks

Catatan Kapasitas

Total Customer

Kontrak Aktif

Renewal Dekat

Corporate

Data Customer

Total Vendor

Tagihan

SLA

Kontrak

Data Vendor

Total Proyek

Nilai Proyek

Progress

Overdue

20 Project Berjalan

Karyawan

Izin/Cuti

Terlambat

Evaluasi

Data Karyawan

Kas & Bank

Piutang

Hutang

Pajak

Dashboard Finance & Accounting

Chart of Accounts

Kas & Bank

Invoice & Piutang

Hutang Vendor

Pembelian

Biaya Produksi

Persediaan & HPP

Aset Tetap

Selamat datang.
Selamat bekerja.